NEWS TNG– Pengelolaan gaji karyawan adalah proses mengatur perhitungan, pencatatan, hingga pembayaran gaji secara konsisten dan akurat. Proses penggajian juga berkaitan dengan struktur kompensasi, kepatuhan aturan, serta kejelasan hak yang diterima karyawan setiap periodenya.
Jika dikelola dengan baik, sistem gaji yang rapi membantu bisnis berjalan lebih tertib. Proses administrasi jadi lebih efisien dan hubungan kerja dengan karyawan pun terasa lebih profesional. Karyawan juga bisa memahami gaji yang mereka terima tanpa perlu banyak pertanyaan.
Namun, seiring bisnis berkembang dan jumlah karyawan bertambah, pengelolaan gaji sering kali menjadi lebih kompleks. Komponen gaji makin beragam dan proses perhitungan bertambah jika tidak dipersiapkan sejak awal. Di sinilah pentingnya mengetahui apa saja yang perlu disiapkan agar pengelolaan gaji tetap berjalan lancar.
Sistem dan Proses Pengelolaan Gaji
Sistem dan proses pengelolaan gaji menjadi dasar agar pembayaran gaji berjalan konsisten dan rapi. Alurnya mencakup pengumpulan data karyawan, pengecekan kelengkapan, persetujuan, lalu pembayaran gaji tepat waktu. Untuk mempercepat dan merapikan proses, banyak tim memakai software payroll untuk permudah penggajian karyawan.
Agar prosesnya lancar, perlu menetapkan cut-off data, aturan siapa yang menyetujui, dan metode pembayaran yang dipakai. Setelah itu, pastikan slip gaji dan arsip payroll tersimpan rapi untuk kebutuhan pengecekan. Dengan langkah yang jelas, koordinasi antar HR dan finance jadi lebih mudah dan proses gajian tetap terkendali.
Struktur dan Komponen Gaji Karyawan
Di Indonesia, struktur dan komponen gaji karyawan diatur dalam PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Aturan ini menegaskan bahwa gaji harus disusun secara jelas dan tidak boleh lebih rendah dari ketentuan upah minimum yang berlaku.
Dengan acuan tersebut, berikut struktur dan komponen gaji karyawan yang perlu disiapkan sejak awal:
1. Gaji pokok
Gaji pokok merupakan komponen utama yang dibayarkan secara tetap setiap periode. Nilainya menjadi dasar perhitungan tunjangan, potongan, dan komponen lain yang mengikuti struktur gaji. Tim HR perlu menetapkan gaji pokok secara konsisten agar perhitungan payroll tidak berubah-ubah.
2. Tunjangan tetap
Tunjangan tetap dibayarkan rutin bersama gaji pokok tanpa bergantung pada kehadiran atau kinerja. Contohnya tunjangan jabatan atau tunjangan keluarga yang nilainya cenderung stabil tiap bulan.
3. Tunjangan tidak tetap
Tunjangan ini dibayarkan berdasarkan kondisi tertentu, seperti kehadiran, lembur, atau pencapaian target. Nilainya bisa berubah setiap periode sesuai data aktual dan kebijakan perusahaan.
4. Potongan gaji
Potongan gaji mencakup kewajiban seperti pajak, BPJS, atau potongan internal perusahaan sesuai kesepakatan. Komponen ini harus transparan dan tercantum jelas di slip gaji agar karyawan tahu alasan pengurangannya.
Siapa Saja yang Terlibat dalam Proses Penggajian?
Proses penggajian tidak berjalan oleh satu peran saja, karena melibatkan beberapa fungsi dengan tanggung jawab yang berbeda. Setiap pihak berperan memastikan data akurat, proses tepat waktu, dan gaji dibayarkan sesuai ketentuan.
- Tim HR: Mengelola data karyawan, absensi, cuti, serta perubahan status yang memengaruhi gaji.
- Tim Finance: Memproses pembayaran gaji, mencatat transaksi, dan memastikan dana tersedia sesuai jadwal.
- Atasan atau Manajer: Memberikan persetujuan atas data kehadiran, lembur, atau penyesuaian gaji.
- Karyawan: Menyediakan data pribadi yang valid dan mengecek kesesuaian gaji melalui slip gaji.
Peran yang terbagi jelas membantu proses penggajian berjalan lebih tertib dari awal hingga akhir. Saat setiap pihak menjalankan fungsinya masing-masing, risiko kesalahan bisa ditekan dan bisnis memiliki sistem pengelolaan gaji yang siap mengikuti pertumbuhan tim.
Disunting oleh: S. Reja
Terakhir disunting: Januari 25, 2026
